De ins en outs van KPI dashboarding

6 juni 2019 Inzichten /

Het wordt steeds vaker van de daken geroepen: data moet de basis zijn van elke beslissing binnen je organisatie. Allemaal goed en wel, maar vandaag heb je zo ontzettend veel databronnen dat je al snel een week bezig bent met het opstellen van een rapportage, laat staan dat je meteen actiepunten kan opstellen. En dit is waar dashboarding een handje bij kan helpen!

Wat is een dashboard?

Gek genoeg bestaat hier geen eenduidig antwoord op. Afhankelijk van het soort dashboard, kan de omschrijving sterk verschillen. Doorgaans omschrijven we het als volgt:

Een dashboard is een afgeschermde online omgeving waar alle databronnen op een visuele en begrijpelijke manier samenkomen om doelstellingen en KPI’s te monitoren.

Een dashboard geeft dus op een concrete manier inzicht in de bedrijfsdoelstellingen en het helpt je om kansen of knelpunten te identificeren. Het is aanpasbaar aan de specifieke noden binnen je bedrijf. Op de achtergrond legt het systeem de connectie naar al jouw bestanden, bijlagen, diensten en API’s, de gebruiker krijgt aan het oppervlak alle data te zien in tabellen, grafieken en diagrammen. Dashboards hebben ook maar weinig nut als het niet gericht is op de bedrijfsstrategie en bijhorende doelstellingen. Iets waar je slim mee moet omgaan.

Een overzichtelijk dashboard samenstellen: het is een kunst op zich.

First things first: doelstellingen – KPI’s – Targets

Voor je begint met je dashboard, is het goed om even stil te staan bij de doelstellingen van je onderneming. Wat wil je met je bedrijf bereiken op lange termijn?

Maak hier een onderscheid tussen bedrijfsdoelstellingen en marketingdoelstellingen. Op deze manier denk je verder dan enkel de marketingafdeling: customer service, sales, finance, … hebben vast en zeker ook doelstellingen die een impact kunnen hebben op je beslissingen.

Eens je daar een duidelijk beeld van hebt, bepaal je KPI’s, oftewel de Key Performance Indicators. Deze helpen je om je doelstellingen meetbaar te maken en worden uitgedrukt in een getal, gerelateerd aan een target. Denk aan websitebezoekers, time on site en leads. Maar let wel: Het woord ‘Key’ staat er niet voor niets. Beperk je in aantal, prioriteer en gebruik KPI’s enkel voor de belangrijkste zaken. Anders wordt het dashboard erg onoverzichtelijk en mist het volledig zijn doel.  

Ten slotte heb je nog targets. Waar KPI’s vertellen wat je meet, bepalen targets waar je naartoe wilt.

Om je hierbij te helpen, kan je gebruik maken van dit framework:


Data sprokkelen

Nu je je doelstellingen, KPI’s en targets hebt vastgelegd, is het tijd om over te gaan naar de volgende stap. Voor je kan beginnen aan je dashboard, moet je wel eerst data hebben. Hier kan je Google Analytics voor gebruiken. Dat kan gaan van eenvoudige cijfers, zoals het aantal bezoekers, tot in-depth metrics, zoals e-commerce data.

Het bos door de bomen

Een dashboard biedt een duidelijk overzicht van alle relevante online gegevens die je op verschillende platformen kunt terugvinden. Info uit Google Analytics, Google Adwords, de sociale media kanalen, je e-mail platform, noem maar op. Zo’n dashboard kan je zelf samenstellen op basis van je gekozen doelstellingen en KPI’s, en biedt heel wat voordelen. Een overzicht:

  • Alles automatisch op één centrale plek

Je hoeft cijfers niet meer te verzamelen of manueel bij te houden. Zelf rapporten samenstellen is ook verleden tijd. Aan de hand van je dashboard krijg je meteen een duidelijk overzicht van de huidige situatie.

  • Relevante info

In plaats van te ploeteren door een zee van cijfers, zie je de metrics die er echt toe doen. Zo kan je snel en gemakkelijk beslissen waar je moet bijsturen om je targets te halen.

  • Snel bijsturen dankzij mail alerts

Je kan ervoor kiezen om een update van je dashboard via mail te ontvangen. Hoe frequenter je zo’n overzicht krijgt, hoe sneller je kan bijsturen. Zo kan je een alarm instellen als een bepaald cijfer te veel blijft zakken, bijvoorbeeld binnenkomende leads. Dit kan ook in de omgekeerde richting wanneer een bepaald cijfer te hoog wordt zoals het aantal bezoekers dat een online aankoop halverwege afbreekt.

  • Realtime data

Waar een manueel rapport statisch is, heb je de mogelijkheid om in je dashboard een date range te verwerken. Zo kan je de resultaten van een bepaalde periode zien en zelfs vergelijkingen maken tussen twee periodes. En dat is dan weer handig om bijvoorbeeld te zien hoeveel procent je verkoopcijfer gestegen is tegenover dezelfde periode vorig jaar.

  • Shareable met collega’s

Misschien een van de fijnste voordelen van zo’n dashboard: je kan het delen met alle betrokken partijen. Zo kunnen zij het dashboard raadplegen op elk moment van de dag, waar ze ook zijn.

Samengevat: Een dashboard is een zeer overzichtelijk en overkoepelend systeem, de inhoud hangt af van op voorhand bepaalde KPI’s, het is aanpasbaar aan je specifieke strategie en noden, en het wordt automatisch geüpdatet.


Een voorbeeld van een overzichtelijk dashboard

Hoe maak je een dashboard?

Er zijn heel wat tools en softwarepakketten beschikbaar om een dashboard op te zetten. Tools zoals Google Data Studio (gratis) en Klipfolio zijn basispakketten waarmee je in enkele seconden een mooi dashboard opzet. Let wel: deze tools zijn beperkt in flexibiliteit. Ze bieden voorgedefinieerde metrics en bronnen aan, maar afhankelijk van de grootte en structuur van je onderneming bestaat de kans dat je custom zaken zal willen binnentrekken.

Tools hebben meestal de mogelijkheid om aangepaste data en API’s te koppelen, maar dit vraagt kennis en tijd. Je kan er ook voor kiezen om een extra koppeling aan te kopen. Zo kan je bij Google Data Studio gebruik maken van Supermetrics, waarmee je (tegen betaling) in één klap 45 extra bronnen kan koppelen.

Vaak worden er kosten noch moeite gespaard om dashboards te maken. Maar jammer genoeg wordt daar vaak een groot deel nooit van gebruikt. Zonde van de tijd en van de kansen die zo blijven liggen.

Wil je een efficiënt dashboard? Hou je dan aan deze acht vuistregels:

1. Less is more

Laat in één oogopslag de belangrijkste informatie en pijnpunten zien. Al te vaak zien we dat een dashboard een copy paste is van alle mogelijke metrics die een databron te bieden heeft. Zo verliest je het overzicht en je dashboard verdwijnt in de archieven van het internet. Laat het zo ver niet komen. Hoe minder informatie op een dashboard, hoe groter de kans dat het gebruikt wordt. Maak daarbij gebruik van het KPI-framework dat je hebt gemaakt.

2. Plaats belangrijke informatie linksboven

Vaak is linksboven gereserveerd voor het logo van je bedrijf of voor een dropdown. Maar wij zijn het nu eenmaal gewoon om van links naar rechts te lezen en van boven naar beneden. Plaats daarom de belangrijkste KPI’s links bovenaan.

3. Maak er geen kleurboek van

Een dashboard moet rust uitstralen. Door slim gebruik te maken van de juiste kleuren voor tekst, objecten en grafieken zorg je voor een prettige gebruikservaring. De achtergrond van je dashboard zet je best in een lichte kleur, voor cijfers zijn de kleuren groen (goed), rood (slecht) en grijs (neutraal) aangewezen. Hou dit patroon aan voor heel het dashboard.

Hoe minder informatie op een dashboard, hoe groter de kans dat het gebruikt wordt.

Joeri Vanpoucke

4. Houd je aan één tijdspanne

Een dashboard bestaat vaak uit verschillende tabs. Per tab heb je de mogelijkheid om de time frame of tijdspanne te bepalen. Zorg ervoor dat elke tab dezelfde tijdspanne heeft. Zo vermijd je fouten en ga je voor een maximale gebruikerservaring.

5. Consistentie is key

Niet alleen in kleur, maar ook in de opmaak van je dashboard. Zorg voor dezelfde opbouw in alle tabs van je dashboard, dat maakt het een pak makkelijker voor je collega’s om het te gebruiken. Vergeet ook niet om tekstueel consistent te zijn. “Users”, “Gebruikers”, “Unieke bezoekers” zijn dezelfde termen. Kies er één van en ga daar mee aan de slag.

6. Continue optimalisatie

Het is niet omdat het dashboard voor jou duidelijk is, dat het voor je collega’s duidelijk is. Zorg altijd voor een feedbackronde. Na een tijdje kan het team bepalen welke informatie ze missen, en welke ze niet gebruiken en dus overbodig is. Verwerk deze feedback en je zal zien dat je dashboard intensief gebruikt blijft worden.

7. Hou rekening met de doelgroep

Een marketingmanager kijkt op een andere manier naar data dan een digital marketeer. Terwijl de digital marketeer in-depth informatie wil over de prestatie van verschillende kanalen, heeft de marketingmanager genoeg met hoe de kanalen het high-level doen ten opzichte van vorig jaar en of de targets bereikt worden.

8. Context, context, context

Cijfers worden vaak verkeerd geïnterpreteerd. Wanneer in een bepaalde periode het bounce percentage van je site sterk gestegen is, kan dat al voor paniek zorgen bij je managers en andere afdelingen. Maar jij weet dat er in die periode een campagne plaatsvond waarmee veel verkeer naar een specifieke campagnepagina werd gestuurd. Campagnepagina’s hebben vaak een gestripte navigatie en hoeven niet altijd aan te zetten om de rest van de site te bekijken. Bovendien kan je in je dashboard ook aantonen dat door die campagnepagina – waar een lead form stond – leads met 5% gestegen zijn. Stuur regelmatig een update naar je managers en collega’s om duiding te geven bij de cijfers. Zo vermijd je misinterpretaties.


Conclusie

Een data dashboard is de meest efficiënte manier om meerdere databronnen te tracken omdat alles in één duidelijk overzicht vervat zit. Zo kan je gemakkelijk monitoren en analyseren hoe goed je bedrijf het doet in de context van bepaalde doelstellingen. Realtime dit kunnen opvolgen betekent vanzelfsprekend een grote tijdswinst. Het zorgt er bovendien voor dat het hele team betrokken raakt en samen voor een succesvolle afloop van een project kan gaan. Ook de samenwerking met de klant zal erop vooruitgaan, want aan de hand van een dashboard kan je de richting bepalen en je argumenten beter onderbouwen. Zo kan de klant meedenken en zal hij zich betrokken voelen.

Sounds like a win-win situation! ;-)

Dashboards kunnen complex zijn. Maar met de juiste strategische partner zal dit jouw bedrijf een extra voordeel geven.

Kom met ons praten.

Joeri Vanpoucke
Online Marketeer

Lees meer

Nieuwsbrief

Doe zoals meer dan 1700 marketing en design experts en ontvang maandelijks onze nieuwsbrief vol inzichten, tips en verrassende nieuwigheden.